TÉCNICAS DE REUNIÃO

Normas Gerais de Condução de Reuniões

Resultados desejados a curto prazo

1. Reuniões mais curtas e eficientes

2. Maior compreensão das propostas

3. Melhor qualidade nas decisões tomadas

4. Maior compromisso dos participantes

5. Reuniões menos tensas e mais produtivas

CONTEÚDO I.

O planejamento prévio : O ANTES

1. Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;

2. Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto. Coloque em ordem de prioridade. Distribua antecipadamente; tenha cópias extras no dia da reunião.

3. A escolha dos recursos- áudio-visuais

4. Leve material para consulta durante a reunião. Só apresente ser for necessário.

5. A preparação de você próprio.

6. Estabeleça um limite de tempo. Estabeleça um limite de inicio e conclusão para as reuniões, e comunique isso aos participantes.

II. A condução da Reunião : O DURANTE

1. Explique a intenção da reunião, mencionado os principais itens da pauta e de quanto tempo se dispõe para discuti-los.

2. Mantenha o rumo da discussão. Comece a reunião estabelecendo objetivos específicos e concretos a serem alcançados naquela reunião. Evite que assuntos novos entrem para a pauta uma vez que a agenda j á foi preparada. Minimize conversas paralelas desnecessárias.

3. Fale com objetividade, somente o essencial - resuma. Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.

4. Definir sempre :

•O "O que" será feito

•O "Quem" ficara responsável

•O "Quando" estará concluído

5. Como lidar com participantes difíceis

Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos isoladamente e em grupo. Não há regras gerais, pois cada grupo é um grupo, mas é freqüente observarmos alguns tipos (estereótipos) nos grupos, são eles :

•O Belicoso

Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele não monopolize a reunião.

• O Positivo

Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra sempre que necessário, pois normalmente contribui com informações positivas e de interesse geral.

• O Sabe Tudo

Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por conta do grupo.

• O Falante

Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.

• O Acanhado

Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta gradativamente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com esta técnica.

• O que Não Aceita e Não Coopera

Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele. Use sua experiência e bom senso de líder.

• O Desinteressado

Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite habilmente exemplos de algo que ele esteja interessado. Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua participação.

• O Desdenhoso

Não o critique, seja hábil, use a técnica do "sim, mas ... ". Não tente justificativas diretas, pois seja exatamente isto que ele queira, para se auto-afirmar perante todos.

O Perguntador Persistente

Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas para o grupo respondê-las, entretanto, não convém exageros desta técnica pois pode causar impressão aos demais de que o líder se deixou persuadir por ele ou está inseguro.

6. Escuta ativa :

A prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos é dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido.

7. Sintetize as conclusões.

Obs. Para longas reuniões separe 10 minutos de intervalo para cada 90 minutos. O tempo economizado por não ter um intervalo é perdido pela redução da atenção e baixa produtividade.

III. O Acompanhamento - O APÓS

1. O "follow-up't'" sobre os próximos passos. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

2. Cobre o secretário ou a pessoa que ficou de acompanhar as decisões tomadas. Follow-up significa, a rigor, o acompanhamento de ações e campanhas de marketing, com o objetivo de aferir seus resultados concretos. Na prática, virou sinônimo de qualquer atividade de monitoração desenvolvida após o lançamento de um projeto.

Conclusão :

Em qualquer reunião poderão estar presentes alguns "participantes" não convidados. São eles :

1. Emoções - o perigo aqui é com o descontrole emocional. Tomar decisões sem equilíbrio pode levar a verdadeiros desastres. Podem surgir, também, problemas de relacionamento sérios se as palavras forem proferidas sem o temperamento do amor e do respeito mútuo.

2. Problemas familiares

3. Problemas e preocupações pessoais

4. Preconceitos

5. Vaidade e egoísmo