A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO III

Administração Do Tempo E Redução De Stress

Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo. Aqui também a idéia de mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de objetivos.

Se não tenho nenhum objetivo, seja profissional, se ja pessoal, então provavelmente vou deixar o tempo fluir, despreocupadamente, como um rio que passa por debaixo de uma ponte. Não há como avaliar meu uso do tempo nesse caso. A única coisa que posso querer fazer é "matar o tempo". Numa situação como essa, provavelmente não vou ter stress.

O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar . O mau uso do tempo causa stress porque tempo mal usado é tempo usado para fazer aquilo que não consideramos importante e prioritário.

Usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a fazer mau uso do tempo (como já se indicou). Frequentemente temos que alterar nosso planejamento, fazer coisas que não estavam na nossa agenda. Nosso tempo só terá sido desperdiçado se essas alterações nos levarem a fazer coisas que não consideramos importantes.

Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar tempo a hobbies ou à família, se é isso que julgamos importante e queremos - e todos nós desejamos isso em determinados momentos. Se, entretanto, num dado momento, você realmente quer estar lendo um livro, ou trabalhando num relatório, e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças, ou a entreter familiares, você se sente tenso, porque o tempo não estará sendo utilizado para aquilo que você considera importante e prioritário naquele momento - e, portanto, não estará sendo bem usado.

É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo normalmente traz satisfação, sentido de realização e felicidade.

LADRÕES E ECONOMIZADORES DE TEMPO

Entendemos por "desperdiçadores de tempo" disfunções que provocam o uso inadequado ou insatisfatório do tempo na perspectiva do pastor e líder ou da igreja.

Uma pesquisa feita em vinte e um países, com aproximadamente dois mil executivos de várias organizações, apresentou como desperdiçadores de tempo mais comuns, trinta e sete itens.

Vamos detalhar abaixo os principais desperdiçadores de tempo que tenho visto no meu pastorado:

1. Falta de Planejamento;

2. Telefonemas

3. Distrações

4. Visitas inesperadas;

5. Tarefas inacabadas ou falta de disciplina no cumprimento da agenda;

6. A falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas;

7. Falta de delegação ou Centralização de poder. Excesso de compromissos: Incapacidade de dizer "não": O excesso de tarefas frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada.

8. Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;

9. Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;

10. Fragmentação e superficialidade;

11. Excesso de reuniões (algumas desnecessárias) e burocracia interna;

12. Indefinição de prioridades;

13. Má utilização dos recursos (telefone, fax, computador, Internet,);

14. Mesa entulhada ou desorganização pessoal;

15. Arquivamente ineficiente

16. Procrastinação: É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações suficientes, ou coisa equivalente.

Por outro lado, você poderá utilizar-se dos “economizadores de tempo” através da :

DICAS PARA SE ECONOMIZAR TEMPO

A seguir, apresentamos sete técnicas eficazes, atitudes e comportamentos que podem economizar seu tempo :

Planejamento : toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados.

Organização : a organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações.

Delegação : atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz.

Benefícios Da Delegação :

1) A delegação facilita o trabalho do pastor;

2) A delegação aumenta a produtividade

3) A delegação dá oportunidade a outros de desenvolver a capacidade de liderança,

4) A delegação dá ao líder mais tempo de desenvolver sua vida espiritual.

Telefone :

Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações.

Comunicação :

A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.

Tomada De Decisões :

A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras para que o problema possa ser atacado de forma imediata.

Concentração :

tempo mínimo (anterior a ação) que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Enumeramos Abaixo Soluções Práticas Que O Ajudarão A Economizar Tempo :

1. Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;

2. Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;

3. Faça as coisas em ordem de prioridade;

4. Saiba onde seu tempo é realmente empregado;

5. Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;

6. Elimine desperdiçadores de tempo;

7. Utilize uma agenda ou um calendário de reuniões;

8. Crie uma lista de afazeres;

9. Organize as tarefas;

10. Organize seu acesso com rapidez de informações usadas com frequência.